Può capitare, per tanti motivi, di essere alla ricerca di un palco per un evento e non avere idea di cosa fare o a chi rivolgersi. Se ho colpito nel segno e hai bisogno di un palco perfetto per le tue esigenze, potresti pensare di contattare un’agenzia che si occupa di noleggio palchi per eventi.
Ci sono delle cose, però, da tener presente prima di mettersi in contatto con degli esperti del mestiere, in modo da non fare brutte figure o trovarsi impreparati di fronte a qualche domanda di tipo organizzativo.
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Cosa sapere prima di recarsi in agenzia
Quando ti rechi da professionisti esterni, prima di tutto devi essere consapevole del tipo di evento che stai organizzando, per far sì che l’agenzia abbia la possibilità di mostrarti i prodotti più consoni all’evento in questione.
Dopodiché dovrai informarti a dovere sulla location, lo spazio in cui si andrà a collocare il palco, di quali dimensioni occorre il palco (questo si decide in base all’evento che si andrà a svolgere), il numero di ospiti, i posti di questi ultimi e che tipo di visibilità si vuole ottenere, il mese in cui si farà uso del palco, le condizioni meteorologiche, quali e quante attrezzature tecniche occorrono e, soprattutto, il budget che si ha a disposizione.
Da non sottovalutare anche tutto ciò che riguarda l’allestimento! Quindi, è fondamentale, porsi almeno tre domande che riguardano l’evento:
- C’è un tema in particolare a cui devo ispirarmi?
- L’evento è d’esposizione, musicale o altro?
- È stato dato un color code a cui ispirarsi?
Se hai la risposta a tutte queste domande, sei pronto per recarti in agenzia e lasciarti consigliare da coloro che sicuramente saranno preparati sull’argomento.
Come capire qual è il palco perfetto
Dopo aver parlato con un esperto, quest’ultimo ti metterà in contatto con il fornitore per dare un’occhiata ai diversi tipi di palco che ritiene opportuno mostrarti e grazie a tutte le informazioni ricevute, l’agenzia provvederà anche a fare un sopralluogo sul luogo dell’evento per capire meglio la situazione.
Dopo il sopralluogo si dà il via al progetto in sé.
Molti sono gli eventi che richiedono l’utilizzo di un palco: pensiamo, ad esempio, alle manifestazioni pubbliche, agli eventi privati, gli eventi aziendali, i meeting lavorativi, un congresso, una cerimonia privata, una sfilata di alta moda, un concerto di piazza o semplicemente un concerto all’aperto.
Ogni evento ha il tuo palco e in base alle dimensioni richieste, agli spazi idonei e alle diverse attrezzature che dovranno stare sul palco, si deciderà qual è il migliore che fa al caso tuo.
Importante è anche accordarsi con l’agenzia per quanto riguarda le date di utilizzo del palco, in quanto devono essere conteggiati non solo i giorni dell’evento stesso, ma anche tutti i giorni che occorrono per il montaggio e lo smontaggio. In questo modo l’organizzazione avrà il modo di organizzare al meglio tutta la logistica e i diversi servizi che offre.
Dettagli a cui fare attenzione
Come già ribadito più volte, è il palco a fare la differenza dell’evento e, di sicuro, grande importanza dev’essere data ai dettagli e alle decorazioni. Solo se si organizza un evento curato nei minimi particolari si resterà bene impressi nella mente delle persone.
Via libera all’uso di pedane, passerelle e piattaforme, ai giochi con le forme geometriche e ai colori se l’evento lo permette. Assolutamente approvati i rivestimenti in legno per il pavimento o quelli in metallo e luci da ogni angolazione.
Importanti e fondamentali sono anche le strutture delle quinte o le scale di accesso al palco, in modo da poter rendere quanto più comoda possibile l’esibizione agli artisti che dovranno esibirsi.
Tutto ciò che dovrai fare per un evento indimenticabile è affidarti ad una buona agenzia che sappia consigliarti al meglio!